Goed Bestuur
Stichtingbelang
Het bestuur handelt altijd in het belang van de stichting. Dat houdt in dat bestuursleden handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de stichting) als extern (in relatie met derden).
Transparantie
Het bestuur handelt integer en transparant. Dat betekent: oog hebben voor het belang van de stichting en inzicht geven in beslissingen.
De bestuursleden hebben zicht op elkaars taken en verplichtingen en houden in de gaten dat zij die goed en verantwoord uitvoeren.
Effectiviteit
De inspanningen van het bestuur zijn gericht op de realisatie van de doelstelling van de stichting.
Collegialiteit
De bestuurders zijn gemeenschappelijk verantwoordelijk voor goed bestuur: bestuursleden betrekken elkaar bij alle onderwerpen en informeren elkaar hierover tijdig en volledig.
Openheid
Het bestuur streeft naar heldere communicatie, de bestuursleden zijn bereikbaar voor medebestuurders en andere relaties van de stichting.
Zorgvuldigheid
Het bestuur neemt geen besluiten die strijdig zijn met de wet, de statuten, interne reglementen en interne afspraken.
Respect
Het bestuur handelt te allen tijde zorgvuldig, integer en correct jegens elkaar.
Conflict
In geval van een conflict benadert het bestuur alle betrokkenen integer en beoordeelt objectief. Het bestuur handhaaft vanuit het belang van de stichting en is transparant over het gevoerde beleid.
Privacy
Het bestuur gaat zorgvuldig om met de privacy van de bestuursleden en andere betrokkenen.
Financiele verantwoordelijkheid
Het bestuur gaat bewust om met uitgaven van het stichtingsgeld en zal dat zo goed mogelijk inzetten om de afgesproken doelen te bereiken.
Het bestuur gaat geen (financiële) verplichtingen aan namens de stichting waarvan bekend is dat de stichting die niet kan nakomen.
Risico’s
Het bestuur gaat bewust om met risico’s voor de stichting en streeft ernaar die te minimaliseren.
Afspraken
Aansprakelijkheid
Alle bestuursleden zijn bij aantreden goed geinformeerd over de (hoofdelijke) aansprakelijkheid die kan ontstaan als gevolg van hun positie als bestuurslid. Een keer per jaar neemt het bestuur deze afspraken door.
Tegenstrijdig belang
De bestuursleden zijn verplicht te melden wanneer er sprake is van tegenstrijdig belang bij het nemen van bestuursbesluiten. Het bestuur volgt in die gevallen altijd de vastgelegde procedure en legt in de bestuursnotulen vast hoe zij er mee om zijn gegaan.
Belet en ontstentenis
Bestuursleden melden zo snel mogelijk wanneer zij niet in staat zijn hun functie als bestuurder uit te oefenen.
Het bestuur heeft in de statuten vastgelegd (afschitft afgegeven 17 mei 2023) hoe de stichting bestuurd wordt in geval van belet en ontstentenis van het gehele bestuur. Bij belet of ontstentenis van een of meerdere bestuursleden (maar niet alle) gelden de afspraken zoals opgenomen in dit handboek en goedgekeurd door het bestuur.
Investeringen
Het bestuur gaat geen (risicovolle) investeringen aan.
Bestuursvergaderingen
Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar.
Een keer per jaar, in de bestuursvergadering van februari bespreekt, controleert en evalueert het bestuur alle afspraken zoals vastgelegd in dit handboek en haar financiële positie.
Notulen
In de notulen van het bestuur wordt vermeld:
- Wie van het bestuur aanwezig is
- Welke besluiten genomen zijn
- Welke afspraken gemaakt zijn
- Wie welke actie onderneemt
- Datum volgende bestuursvergadering
Wanneer er geen overeenstemming is over een besluit, worden ook de bezwaren van de bestuursleden genotuleerd.
De notulen worden na goedkeuring niet ondertekend door bestuursleden. De goedkeuring wordt vastgesteld in de eerstvolgende bestuursvergadering en vastgelegd in de notulen.
De notulen van de vergaderingen worden bewaard door het secretariaat. Deze maakt gebruik van Clouddiensten van Microsoft. Alle bestuur documenten worden door het secretariaat beschikbaar gesteld via zojuist genoemde Clouddiensten voor de overige bestuursleden.
Alle belangrijke bestuur documenten zijn beschikbaar voor de bestuursleden via de SharePoint-site.
Taakverdeling bestuursleden
De taakomschrijving en taakverdeling van de bestuursleden zijn vastgelegd in dit handboek en de statuten.
Vergoeding
De bestuursleden krijgen geen vergoeding voor hun bestuurstaken. Eventuele gemaakte kosten kunnen door een bestuurslid worden gedeclareerd indien daarover vooraf afspraken zijn gemaakt en vastgelegd.
Aansprakelijkheid
Alle bestuursleden zijn op de hoogte van de aansprakelijkheidsregels. Deze zijn vastgelegd op pagina 8.
Nieuwe bestuursleden ontvangen deze regels bij aanstelling.
Een keer per jaar worden de afspraken rondom aansprakelijkheid geëvalueerd.
De stichting heeft geen bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.
De stichting kent een vrijwilligersaansprakelijkheidsverzekering. Deze wordt automatisch aangeboden door de gemeente Zevenaar aan de stichting. Ten tijde van het opstellen van dit document is deze afgesloten bij Centraal Beheer Achmea.
Tegenstrijdig belang
Als een bestuurslid vermoedt dat er sprake zou kunnen gaan zijn van tegenstrijdig belang/belangenverstrengeling meldt hij/zij dat direct aan de overige bestuursleden.
Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het mogelijke tegenstrijdige belang met alle andere bestuursleden.
In de vergadering
Bij het begin van elke vergadering vraagt de voorzitter of er bij een van de punten sprake zou kunnen zijn van tegenstrijdig belang.
Als dat zo is, wordt dat genotuleerd, en ook hoe het bestuur er mee om is gegaan. Tevens wordt schriftelijk vastgelegd wat de overwegingen zijn die aan het besluit ten grondslag liggen.
Extra aandacht is nodig bij:
- Het aangaan van een financiële overeenkomst/verplichting tussen de stichting enerzijds en een bestuurslid en/of diens relaties anderzijds.
- Het vaststellen van de vergoeding aan een bestuurslid.
Bij een tegenstrijdig belang neemt dat bestuurslid niet deel aan de overleggen en besluitvorming bij dat onderwerp.
In onze statuten is geen bepaling opgenomen over tegenstrijdig belang.
De regels van onze stichting omtrent tegenstrijdig belang zijn vastgelegd in dit handboek.
Belet en ontstentenis
Belet is een ander woord voor tijdelijke afwezigheid van een bestuurslid
Er is sprake van belet wanneer een bestuurslid gedurende langere tijd niet fysiek bij de vergadering kan zijn vanwege ziekte, verblijf elders of schorsing.
Er is geen sprake van belet wanneer een bestuurslid in geval van ziekte of vakantie wel online aanwezig kan zijn bij de vergadering.
Bestuursleden melden zo snel mogelijk wanneer zij (verwachten) langer dan 30 dagen afwezig zijn.
Er is sprake van ontstentenis wanneer een bestuurslid overleden, afgetreden of ontslagen is. Er ontstaat dan een vacature binnen het bestuur.
In onze statuten is opgenomen dat het bestuur wel bestuur bevoegd is als er een of meerdere vacature(s) is/zijn.
Bij belet of ontstentenis van het hele bestuur geldt de volgende regel:
Vaststellen of er sprake kan zijn van ontbinding en vereffening. Indien dit niet het geval is, dan is er sprake van een tijdelijke staking van werkzaamheden.
Inzake ontbinding en vereffening is artikel 12 van de statuten van toepassing:
Artikel 12:
1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden.
2. Op het besluit van het bestuur tot ontbinding is het bepaalde in artikel 11 lid 1 van overeenkomstige toepassing.
3. Indien het bestuur besluit tot ontbinding wordt tevens de bestemming van het liquidatiesaldo vastgesteld. In andere gevallen van ontbinding wordt de bestemming van het liquidatiesaldo door de vereffenaars vastgesteld.
4. Na ontbinding geschiedt de vereffening door de bestuurders, tenzij bij het besluit tot ontbinding anderen tot vereffenaars zijn aangewezen.
5. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden stichting gedurende de bij de wet voorgeschreven termijn onder berusting van de door de vereffenaars aangewezen persoon. Op de vereffening zijn overigens de bepalingen van Titel 1, boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing.
Meervoudig stemrecht
In het bestuur van onze stichting heeft ieder bestuurslid één stem.
In ons bestuur kan wel bij volmacht gestemd worden door een van de andere bestuursleden. Zie voor verdere afspraken artikel 6 van de statuten.
Raad van toezicht
Onze stichting heeft geen Raad van toezicht/Commissarissen.
Onze stichting heeft geen Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur.
Bindende voordracht
In onze statuten/Huishoudelijk Regelement is geen regeling over bindende voordracht opgenomen.
Verantwoordelijkheid
De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting.
De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening.
De boekhouding wordt uitgevoerd door de penningmeester.
Toegang tot online bankieren en bankpasjes
Machtigingen op de bank
Penningmeester:
Toegang tot online bankieren: ja
Bankpasje: ja
De daglimiet voor betalingen per bank is vastgesteld op €5000.
4 Ogen principe
Het bestuur hanteert het vier-ogen-principe bij uitgaven boven de €500.
De voorzitter gaat akkoord met deze overboeking via een schriftelijk akkoord per mail.
Facturen worden /niet gestuurd naar het (huis)adres van dit bestuurslid.
Naast de penningmeester heeft voorzitter, inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
Mandaat
De penningmeester is bevoegd om betalingen tot €500 zonder vooroverleg uit te voeren. Opdrachten en betalingen boven dit bedrag worden van tevoren goedgekeurd door het bestuur en vastgelegd in de notulen.
Contant geld
Ons bestuur beperkt contant geldverkeer zo veel mogelijk.
Onze stichting heeft geen kas met contant geld.
Bij een collecte wordt de opbrengst altijd geteld door 2 personen, die beide de (totaal)bedragen noteren en er beide voor tekenen.
Bij eventuele kaartverkoop zijn er genummerde kaartjes. Elke dag wordt de aansluiting geteld tussen de verkochte kaartjes en het ontvangen geld.
Offertes
Bij uitgaven boven €1000 vraagt de penningmeester minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. Het bestuur bespreekt deze offertes en legt de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.
Het bestuur stuurt een schriftelijke opdrachtbevestiging aan de leverancier, waarin de afspraken vastgelegd zijn.
Investeringen
Niet van toepassing
Verzekeringen
De penningmeester beheert het overzicht van de verzekeringen.
Een keer per jaar bespreekt het bestuur de risico’s die de stichting loopt, of deze te verzekeren zijn of moeten en of de huidige verzekeringen nog voldoen.
Bestuursleden
Elk bestuurslid handelt volgens de wet, statuten, huishoudelijk reglement en eventuele bestuursreglementen.
Elk bestuurslid blijft bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen de bevoegdheden van het bestuur.
Elk bestuurslid houdt zich aan de afspraken zoals vastgelegd in dit handboek Goed bestuur.
Bestuur
Het bestuur voert een zorgvuldige boekhouding en administratie.
Het bestuur legt alle bestuursbesluiten zorgvuldig vast.
Het bestuur voert alle verplichte administraties uit.
Het bestuur houdt zich aan de wettelijke termijnen van de financiële verslaglegging.
Risico
Het bestuur gaat geen overeenkomsten aan die de stichting niet kan nakomen.
Als de stichting in zwaar weer verkeert gaat het bestuur geen betalingstoezeggingen aan.
Het bestuur meldt betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst (indien van toepassing).
De Stichting Actief Spijk
De stichting is opgericht in 13 juli 1998.
De stichting is gevestigd in Spijk (gemeente Zevenaar) ’t Höfke 5.
Het bestuur van de stichting bestaat uit minimaal 3 leden.
De doelen van de stichting zijn:
a. het bevorderen van de leefbaarheid in de kern Spijk;
b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het werven van fondsen, subsidies en geldelijke bijdragen.
Het vermogen van de stichting kan worden gevormd door:
a. bijdragen van hen, die met het doel van de stichting sympathiseren;
b. bijdragen van hen in wier belang de stichting werkzaam is;
c. subsidies;
d. erfrechtelijke verkrijgingen en schenkingen;
e. opbrengsten van activiteiten van de stichting;
f. alle andere baten.
De stichting is aangesloten via DKK bij de Landelijke Vereniging voor kleine kernen.
Werkgroepen binnen onze stichting zijn:
OVS
Taak: organiseren van het Koningsfeest voor de jeugd
Deze werkgroep heeft geen toezichthoudende taak.
4 Mei comité
Taak: organiseren van de dodenherdenking in Spijk
Deze werkgroep heeft geen toezichthoudende taak.